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家庭办公室和汽车开销:能抵扣什么,怎么证明

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两者逻辑相同:一个生意使用比例,加上能支撑它的记录。CRA 分别怎么算,看这一篇。

作者 Orbis Accounting

在大温地区做小生意,在家办公、开车见客户都是常态,这两项开销也都可以抵扣。但都不能凭感觉报,归根到底是一个比例,加上支撑这个比例的记录。

本文针对用 T2125 申报的自雇人士(Sole Proprietor)。成立公司后规则不同,见最后一节。

家庭办公室:两个条件满足其一

家里的办公空间,至少满足以下一项,才能抵扣:

  • 是你生意的主要经营场所,也就是你主要在这里经营生意。
  • 专门用于生意,并且定期、持续地在这里接待客户。

第二项两个条件缺一不可:一个只用来工作、但从没有客户上门的房间,并不满足。另有租用办公室的,通常第一项也不满足。

计算比例

CRA 要求“合理的依据”,最常用的是面积:

生意使用比例 = 办公室面积 ÷ 住宅总面积

1,000 平方英尺的住宅里有 100 平方英尺的办公室,比例就是 10%。

如果这个空间也有私人用途,比如白天当办公桌的餐桌、周末住客人的房间,CRA 也接受把时间算进去:生意使用的小时数 ÷ 24。如果生意只在一周或一年中的部分时间经营,抵扣额也要相应减少。

这个比例适用于哪些开销

  • 租房:房租、租客保险、电费、暖气、水费、网费、清洁用品、小修小补。
  • 自住业主:同样的日常开销,另加房屋保险、地税(Property Tax)、房贷利息。房贷本金任何情况下都不能抵扣。
  • 不能抵扣:电视和流媒体套餐,以及服务于家庭生活而非生意的开销。

房屋折旧(CCA)技术上可以申报,但几乎从不划算:它可能让部分房产在出售时失去主要住所免税(Principal Residence Exemption)资格。

容易被忽略的限制

家庭办公室开销不能制造或扩大生意亏损。比如生意在扣除家庭办公室前赚了 $3,000,而家庭办公室开销是 $5,000,今年只能抵扣 $3,000,剩下的 $2,000 可结转到下一年,前提是你仍然符合条件。

汽车:比例看公里数

生意使用比例 = 全年商业里程 ÷ 全年总里程

年初和年底都要记下里程表读数,因为总里程是计算的另一半。

算商业里程的有:开车去见客户、去供应商处取货、为生意去银行、参加展会、在不同工作地点之间往返。

从家到固定工作场所的上下班通勤是私人用车,不算商业里程。如果家就是你的主要经营场所,从家出发去客户那里是算的。

汽车比例适用于哪些开销

  • 油费或充电费。
  • 保险。
  • 保养和维修。
  • 牌照和注册费。
  • 租车(Lease)费用,或自有车辆的折旧(CCA)。
  • 车贷利息。

生意出行的停车费和过路费单独计算,可全额抵扣,不按比例打折。

乘用车的租车费、折旧和车贷利息都有 CRA 每年公布的上限。车越贵,抵扣并不会按比例越多。

里程记录本(Logbook)

每次商业出行记下日期、目的地、事由和公里数。纸本、表格、手机 App 都可以,只要这四项都有,合计能和里程表读数对上。

没有记录,CRA 就没有依据认可你的比例,可以削减或否决抵扣。年底凭记忆补的记录,正是审查时站不住的那种。

有了完整一年的记录后,CRA 提供简化方法:先完整记录 12 个月作为“基准年”,之后每年只需记录连续 3 个月作为样本,只要结果与基准年相差在 10 个百分点以内即可。CRA 自己的例子:

  • 基准年全年商业使用比例:49%。
  • 基准年 4 至 6 月的商业使用比例:46%。
  • 今年 4 至 6 月样本期的商业使用比例:51%。
  • 今年的比例:(51% ÷ 46%) × 49% = 54%。

依赖基准年期间,基准年的记录本要一直保留;油费、保险、维修的收据则无论用哪种方法,每年都要保留。

如果你已经成立公司

逻辑相同,操作不同:

  • 家庭办公室:常见有两条路。一是公司向你支付办公空间的租金,这笔租金是你的个人租金收入,并可能影响主要住所免税。二是你从公司领工资,由公司签发 T2200,你按雇员身份申报。雇员可抵扣的范围较窄,自住业主一般不能抵扣房贷利息、地税和房屋保险。哪条路更划算,要看具体数字。
  • 用自己的车:公司可按 CRA 认可的合理标准,按公里数给你发车贴。你不用交税,公司可以抵扣,但同样需要里程记录。
  • 公司名下的车:私人使用(包括通勤)会产生你个人的应税福利。

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常见问题

我租了办公室,也在家办公,两边都能抵扣吗?

家里的通常不能。租的办公室一般就是主要经营场所,家里的空间就必须专门用于生意,并定期接待客户,才符合条件。

汽车能 100% 抵扣吗?

只有完全不作私人用途才行,这很少见。通勤和私人出行都要扣除。

用 App 记录算 Logbook 吗?

算,只要每次商业出行都记下日期、目的地、事由和距离,并保留导出的记录。

记录撑得住多少,就报多少

这两项抵扣都是合法的,也都值得申报。关键是比例怎么来的能说清楚,记录是平时记的,而不是年底补的。

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